Processen in KMO bedrijven

Bij het ontwikkelen van software wordt in de IT sector veel gebruik gemaakt van processen: bijvoorbeeld:

  • welke stappen moet je volgen om van een vraag van een klant tot een stuk werkende software te komen? Er worden dan afspraken gemaakt tussen de mensen die het probleem of de vraag analyseren, tussen de personen die deze analyse dan omzetten in software, tussen de testers die deze software dan testen etc. Iedereen in deze schakel weet perfect wat hij moet doen en steeds worden dezelfde stappen doorlopen. Dit zorgt er voor dat er sneller gewerkt kan worden, misverstanden vermeden en de kwaliteit van het opgeleverde product zal daarom ook hoger zijn.
  • Een ander soort proces is dat van een helpdesk: van het eerste contactmoment van een klant met de helpdesk, tot en met de volledige opvolging om dit probleem of ticket op te lossen worden ook dezelfde stappen doorlopen. Dit maakt dat iedere persoon in een bedrijf weet wat hij moet doen als hij zo een ticket van een klant ontvangt. Dit verhoogt de snelheid van behandeling en ook voor de klant heeft het zijn voordelen, want ook zij zullen de manier van werken herkennen.

Om het afdwingen en opvolgen van deze processen te vergemakkelijken, wordt dikwijls gebruik gemaakt van tools (= software toepassingen). De tool waar ik zelf het meeste ervaring mee heb is JIRA. Het grote voordeel van JIRA is dat je hier ook generieke processen in kan opzetten, die totaal niets met IT en software te maken hebben. En dat brengt ons tot de titel van dit artikel: processen in KMO bedrijven.

jira-core_5-600x233

Zo een tool kan dus perfect gebruikt worden om een proces in een KMO te beschrijven en op te volgen. Bijvoorbeeld een aankoopproces, een verkoopproces, helpdesk, opvolgen van werven etc kan men hier perfect in onderbrengen. De zaakvoerder, een account of project manager kan deze tool dan gebruiken om het hele reilen en zeilen van de KMO op te volgen en zo dus kort op de bal te spelen.

Dikwijls krijg ik te horen: “ik ben maar een kleine KMO, wij hebben geen processen (nodig)”, maar daar vergissen de meesten zich in: er bestaan meer processen dan je denkt in je eigen bedrijf, alleen zitten die meestal in je hoofd, en worden deze niet expliciet neergeschreven en verspreid binnen het bedrijf. Het documenteren van een proces, dit delen met je team, eventueel bijschaven op basis van de input van elke functie, en het dan eventueel opvolgen via een tool, zijn allemaal zaken die je beter, sneller en meer efficiĆ«nt kunnen laten werken.

Dan zijn er ook nog de typische processen rond de administratie: aanmaken en versturen van offertes, aanmaken en versturen van facturen, controleren van betalingen etc. Dit kan je in principe doen hoe je wil, bijvoorbeeld in een Word bestand en een Excel bestand, maar gezien de processen en opvolging die hiermee gepaard gaan, zou het gebruik van een tool je hier ook het leven makkelijker kunnen maken. Hier zie je ook een rechtstreeks verband tussen het gebruik maken van goede processen en meer opbrengsten: je wil namelijk niet vergeten om bijvoorbeeld een klant te factureren waarvoor je gewerkt hebt.

In latere blog posts zal ik zeker nog dieper ingaan op de processen die je voor een typische KMO kan opzetten in bv een tool zoals JIRA.